Emitir una factura comercial correctamente es esencial para garantizar el cumplimiento legal y mantener un flujo administrativo eficiente en cualquier negocio. Este documento no solo respalda las transacciones comerciales, sino que también facilita el control fiscal y la transparencia ante los clientes. En este artículo, te explicamos paso a paso cómo elaborar una factura comercial de manera clara, precisa y sin errores, optimizando tus procesos y asegurando que cumplas con todos los requisitos legales. Sigue leyendo para conocer más.
¿Qué es una factura comercial?
Una factura comercial aduanas es un contrato de venta entre el remitente y el destinatario. Detalla la información necesaria para que la aduana despache los productos y calcule aranceles e impuestos aplicables.
¿Cuál es el propósito de una factura comercial?
Este documento no solo es un requisito legal en transacciones internacionales, sino que también juega un papel vital en la logística, la fiscalidad y la seguridad financiera entre las partes involucradas. Además, te sirve como:
- Prueba legal de la transacción, cumpliendo con normativas fiscales y aduaneras.
- Documento clave para calcular aranceles e impuestos en aduanas.
- Herramienta para agilizar el despacho aduanero y evitar costos por errores.
- Garantía de cobro al especificar precios y condiciones de pago.
- Registro contable para controlar operaciones internacionales y facilitar auditorías.
¿Qué contiene una factura comercial?
Este documento debe incluir información clara y detallada para agilizar el proceso aduanero y garantizar la transparencia en la operación comercial. A continuación, te compartimos la estructura de una factura comercial 👇.
- Datos del exportador e importador:
- Nombre o razón social de ambas partes.
- Dirección completa.
- Números de identificación fiscal (NIF, CIF, EORI, VAT).
- Número y fecha de la factura:
- Un número único que identifique la factura.
- Fecha de emisión.
- Descripción detallada de los bienes o servicios:
- Listado de productos con descripciones precisas.
- Cantidad y unidad de medida (por ejemplo, piezas, kilogramos).
- Códigos arancelarios si aplica.
- Valor unitario y total:
- Precio por unidad de cada producto.
- Valor total de la mercancía, especificando la moneda utilizada 23.
- Condiciones de entrega (Incoterms):
- Términos que definen las responsabilidades del comprador y vendedor respecto a costos y riesgos asociados a la entrega.
- Forma de pago:
- Método acordado para el pago (transferencia, carta de crédito, etc.) y plazos para su liquidación.
- Información adicional (si es necesario):
- País de origen de las mercancías.
- Información sobre seguros si la mercancía está asegurada.
- Número del documento de transporte si aplica.
- Firma y datos del representante autorizado:
- Nombre y firma del representante autorizado del vendedor para validar el documento.
¿Quién emite la factura comercial?
La factura comercial es emitida por los contribuyentes que estén autorizados por la Dirección General de Impuestos Internos (DGII). Esta autorización es necesaria para que los contribuyentes puedan emitir Comprobantes Fiscales Electrónicos (e-CF), que son la versión electrónica de las facturas comerciales.
👉 Aprende todo sobre qué es la DGII.
¿Dónde obtengo una factura comercial?
Puedes adquirir una factura comercial aduanas a través de los siguientes métodos:
- Emisión por el vendedor o exportador, aquí detalla los datos de ambas partes, los bienes, precios y condiciones de pago. Es un documento clave para formalizar la transacción y cumplir con requisitos legales y logísticos.
- Facturación electrónica (e-CF), estas facturas son validadas por la DGII para garantizar su conformidad con la normativa.
- Software de facturación, plataformas como Alanube facilitan la creación y envío de facturas electrónicas. Estas herramientas aseguran el cumplimiento de los requisitos legales y optimizan el proceso.
- Documentación para aduanas, que ofrecen guías prácticas para completar facturas comerciales destinadas a la exportación.
¿Cómo hacer una factura comercial?
Las facturas comerciales pueden elaborarse por cualquier medio que permita incluir la información requerida. Aunque la ley no prohíbe su confección manual, esta práctica es obsoleta.
Muchas empresas utilizan una plantilla de factura comercial en Excel o Word, pero es más eficiente emplear herramientas especializadas como el software de facturación electrónica de Alanube. Este programa permite crear facturas, albaranes y presupuestos cumpliendo con los requisitos legales y optimizando procesos gracias a sus funciones de automatización y conectividad con otras herramientas de gestión.
Aquí te compartimos el paso a paso 👇.
- Inicia sesión en Alanube o regístrate.
- Selecciona el tipo a emitir (consumo o comercial).
- Ingresa la información del emisor y receptor (nombre, dirección, identificación fiscal).
- Especifica productos/servicios, cantidad, precio unitario y total.
- Define entrega, forma y plazos de pago.
- Verifica datos y confirma la factura.
- Envía la factura y accede a su almacenamiento en la nube.
Diferencias entre factura comercial, factura proforma y otros tipos de factura
Existen diferentes tipos comprobantes fiscales electrónicos, cada una diseñada para satisfacer necesidades específicas según el contexto de la transacción. A continuación, se comparan los principales tipos de facturas:
| Tipo de factura | Definición | Uso principal | Características clave |
| Factura comercial | Documento oficial que detalla una transacción comercial finalizada. | Justificar una venta y cumplir con requisitos legales y fiscales. | Incluye datos del emisor y receptor, descripción de bienes/servicios, precios, impuestos y condiciones de pago. |
| Factura proforma | Documento preliminar que detalla una oferta comercial sin valor fiscal. | Presentar una propuesta o cotización antes de concretar la venta. | No es vinculante ni sirve para efectos contables o fiscales. |
| Facturación electrónica RD | Versión digital de una factura comercial válida legalmente. | Registrar operaciones con mayor eficiencia y cumplimiento fiscal. | Debe cumplir con los estándares y requisitos legales del país. |
| Factura de consumo | Documento simplificado para ventas al por menor. | Registrar ventas directas al consumidor final. | No incluye información detallada del cliente; ideal para pequeñas transacciones. |
| Factura de exportación | Factura comercial adaptada para transacciones internacionales. | Registrar operaciones de exportación. | Incluye detalles adicionales como códigos arancelarios e Incoterms. |
| Factura rectificativa | Documento que corrige errores en una factura emitida previamente. | Modificar errores en datos, precios o impuestos. | Debe referenciar la factura original. |
| Factura de venta a plazos | Documento que refleja un acuerdo de pago fraccionado. | Registrar ventas donde el pago se realiza en cuotas. | Incluye calendario de pagos y términos específicos de financiamiento. |
| Factura simplificada | Versión reducida de la factura comercial, válida para montos menores. | Transacciones rápidas y de bajo importe. | Incluye solo información básica del emisor y del producto/servicio. |
Ahora que conoces mucho más sobre la factura comercial, déjate guiar por los expertos y conoce Alanube, una solución segura e innovadora para tu empresa.
