¿Sigues gastando recursos, espacio y dinero en la impresión de facturas en papel? Esto no solo incrementa los costos operativos, sino que también aumenta el riesgo de pérdida de datos, lo que puede llevar a posibles sanciones tributarias. No te preocupes, para eso existe la factura electrónica, un sistema que permite optimizar procesos y reducir costos en las mipymes. Sigue leyendo para conocer más.
¿Qué es la facturación electrónica?
Es el proceso de emitir facturas en formato digital, cumpliendo con los requisitos legales y fiscales establecidos por las autoridades tributarias. En República Dominicana, este sistema está regulado por la Dirección General de Impuestos Internos (DGII), que establece los lineamientos para su uso.
Características principales:
- Se generan en formatos como XML.
- Posee la misma validez legal y fiscal que las facturas de papel.
- Utilizan una firma electrónica que garantiza la autenticidad e integridad del documento.
- Se guardan en sistemas electrónicos, lo que facilita su acceso y resguardo.
¿Cómo se lleva a cabo la facturación electrónica?
Existen dos opciones para emitir una factura electrónica: diseñar el software internamente o contratar un proveedor certificado especializado en facturación electrónica. En ambos casos, el software debe estar autorizado por la DGII. A continuación compartimos el detalle de ambos casos:
- Desarrollar un software
En esta alternativa, se debe desarrollar un sistema de comunicación con la DGII siguiendo su documentación oficial. Este sistema debe cumplir con el proceso de certificación de la Dirección General de Impuestos Internos y mantenerse actualizado con cualquier cambio o mejora implementada.
- Utilizar un proveedor de servicios de facturación electrónica
Elegir un proveedor de servicios de facturación electrónica suele ser la mejor opción, ya que estos están certificados por la DGII para ofrecer servicios de emisión, envío, recepción, almacenamiento y resguardo de e-CF, cumpliendo con la norma 10-21.
Ventajas de la facturación electrónica para mipymes
Este sistema ofrece múltiples ventajas para las micro, pequeñas y medianas empresas, que contribuyen significativamente a su eficiencia operativa y competitividad en el mercado. A continuación, te compartimos algunos de estos beneficios:
Cumplimiento normativo y reducción de errores
Cumplirás con la Ley de Facturación Electrónica en República Dominicana, que obliga a todos los negocios a emitir facturas electrónicas, independientemente de su tamaño. Esto te permitirá automatizar el proceso de facturación, reduciendo el riesgo de auditorías fiscales y sanciones.
Ahorro de tiempo y costos en la gestión de documentos
Reducirás costos de impresión, almacenamiento y envío de facturas en papel, eliminando la necesidad de papel, tinta y mensajería. Esto genera ahorros significativos. Además, la automatización acelera el ciclo de facturación y cobro, mejorando el flujo de caja y la eficiencia operativa. Un sistema electrónico permite gestionar un mayor volumen de transacciones sin aumentar los recursos humanos, mejorando así la productividad.
Reducción de errores y mejora en la precisión de datos
Disminuirás los errores comunes de la facturación manual, como duplicaciones, errores de cálculo y pérdida de documentos. Al automatizar el ingreso y procesamiento de datos, se mejora la precisión y se eliminan las inconsistencias, garantizando que los datos financieros sean confiables y estén actualizados. Esto minimiza el riesgo de discrepancias contables y auditorías fiscales, además de facilitar la elaboración de reportes financieros y la toma de decisiones informadas, optimizando la gestión empresarial.
Seguridad y confidencialidad de los datos
Los sistemas electrónicos emplean encriptación para proteger la información sensible y evitar accesos no autorizados, asegurando que los datos financieros y personales de los clientes estén seguros. Además, la digitalización permite un almacenamiento seguro y acceso controlado, reduciendo el riesgo de pérdida o daño de documentos y facilitando la recuperación de datos en caso de desastres.
¿Cómo puedo facturar electrónicamente en mi empresa?
Para emitir un e-CF, los emisores utilizan un software de facturación que genera la factura en formato XML, conforme a las especificaciones de Impuestos Internos. Este software es diseñado o adquirido por el contribuyente según las necesidades de su negocio.
Para facturar electrónicamente, debes cumplir con estos requisitos:
- Estar inscrito en el Registro Nacional de Contribuyentes (RNC).
- Tener autorización para emitir comprobantes fiscales.
- Estar al día en el cumplimiento de sus obligaciones tributarias.
- Disponer de certificado digital para procesos tributarios, emitido por una prestadora de servicios de confianza (entidad de certificación) que corresponda a la persona que actuará en representación del contribuyente.
- Contar con un software para la emisión de Comprobantes Fiscales Electrónicos (e-CF), el mismo puede ser desarrollado por su empresa o adquirido a través de un proveedor de software de facturación electrónica certificado por Impuestos Internos.
Ya conoces qué beneficios tiene la facturación electrónica para las mipymes. Déjate guiar por los expertos y conoce Alanube, una solución segura e innovadora para tu empresa.
