¿Te estás preguntando qué es un Proveedor Autorizado Calificado? En un momento como el actual es el aliado indispensable de los negocios y empresas, donde los procesos tradicionales de facturación le han cedido paso a la facturación electrónica. En esta oportunidad te contamos todo lo que necesitas saber sobre esta modalidad de facturación, admitida por la Dirección General de Ingresos (DGI) de Panamá.
¿Qué es un Proveedor Autorizado Calificado y cómo funciona?
Un Proveedor Autorizado Calificado (PAC) es una persona jurídica que autoriza el uso de factura electrónica a los contribuyentes que optan por sus servicios. Para desempeñarse como tal, dicha persona jurídica debe contar previamente con la autorización de la Dirección General de Ingresos (DGI).
¿Qué es un PAC?
Los PAC pueden brindar sus servicios a cualquier empresa, siempre que esta se ajuste a los requisitos establecidos por la DGI para el uso del sistema de facturación electrónica. Su función principal es otorgar a los contribuyentes que la utilicen la validación sobre la factura electrónica, garantizando así la continuidad del servicio.
¿Por qué es importante contar con un PAC?
Contar con un Proveedor Autorizado Calificado permite a los contribuyentes gestionar de forma legítima sus emisiones electrónicas y acceder a todos sus beneficios. El sistema de facturación electrónica, entre otras ventajas, contribuye a una significativa optimización operativa. Además:
- Automatiza el procesamiento de las facturas (recepción, emisión e integración con otros sistemas empresariales).
- Contribuye a la eficiencia empresarial.
- Es la puerta de acceso a un ahorro en costos así como, también, a nuevas oportunidades de generación de ingresos.
La facturación electrónica es beneficiosa no solo para las empresas sino también para el consumidor. Más en detalle, estos beneficios son:
Ventajas para el consumidor final
Al ser un documento digital, la factura electrónica permite un almacenamiento simplificado que no ocupa espacio físico. Además, el consumidor final tiene acceso a un registro más preciso de sus compras realizadas.
Ventajas para las empresas
El uso de un sistema de facturación electrónica ofrece a las empresas rapidez y seguridad en la emisión de comprobantes fiscales. Es una tecnología transparente y funcionalmente sofisticada que analiza y rastrea la información en tiempo real, de modo que genera, captura, entrega y almacena comprobantes fiscales, sin riesgo de caer en errores humanos.
Al simplificar los procesos administrativos y optimizar el control del comercio electrónico, el sistema permite prevenir errores de facturación y, por lo tanto, disminuir los costos asociados a este proceso. La compañía no deberá acceder a mayores recursos para cumplir con esta tarea ni encontrarse, a futuro, con la necesidad de resarcir daños o gestionar una situación de pérdida.
Reputación y experiencia
Acceder a los servicios de un PAC garantiza a los contribuyentes procesos eficientes de facturación, desarrollados sin obstáculos y en óptimos períodos de tiempo. Un PAC, en efecto, dispone de una plataforma robusta y especializada que habilita la gestión integral de los documentos electrónicos, desde su recepción y validación hasta el envío de los mismos. Permite, además, el seguimiento de las transacciones, su almacenamiento y consulta.
Servicios ofrecidos
El Proveedor Autorizado Calificado recibe los documentos electrónicos emitidos por el contribuyente y aplica un proceso de verificación y validación de los datos fiscales recibidos. Si estos se ajustan a las validaciones contempladas, el PAC otorga una Autorización de Uso, firmada con su certificado digital, y remite esta última a la DGI (dentro de las cuarenta y ocho horas posteriores a la validación).
Soporte técnico
Además de cumplir con todos los requisitos técnicos y administrativos para garantizar el procesamiento seguro y eficiente de la facturación electrónica, un PAC brinda a los contribuyentes soporte técnico personalizado. De esta forma, asegura la continuidad del servicio y su óptimo desarrollo.
¿Cuáles son los requisitos para utilizar un PAC?
Para hacer uso del sistema de facturación electrónica y acceder a los servicios de un PAC, todo contribuyente debe:
- Encontrarse inscrito en la Dirección General de Ingresos (DGI). Sea como persona natural o jurídica.
- Además, debe contar con su RUC (Registro Único de Contribuyente), el cual:
- En el caso de las personas jurídicas, se trata del número de identificación tributaria creado en la inscripción del Registro Público.
- En el caso de persona natural, es el número de cédula de identidad personal.
- Por último, el contribuyente debe acceder a un NIT (Número de Identificación Tributario), que funciona como clave de acceso a la página web de la DGI y habilita la gestión en línea de los trámites y servicios allí ofrecidos.
¿Cuánto cuesta contratar los servicios de un PAC?
No todas las compañías tienen las mismas necesidades ni acceden a los mismos servicios de un Proveedor Autorizado Calificado. El costo, por lo tanto, puede ser diferente en cada caso.
Precios y tarifas
El valor monetario del servicio está sujeto a las disposiciones de la persona jurídica que cuenta con la facultad para operar como PAC, así como al tipo de paquete brindado al contribuyente, que puede incluir recepción, validación, emisión, almacenamiento, gestión, consulta y soporte técnico. Es importante señalar que el costo varía según los servicios que decida contratar.
¿Cómo puedo obtener mi factura electrónica con un PAC?
Los comprobantes se emiten de forma electrónica mediante el formato estándar .XML y se encuentran validados por una firma digital. El documento electrónico obtenido presenta la misma validez y efectos legales que una factura en papel.
¿Cuáles son los errores comunes al usar un PAC y cómo evitarlos?
Para que una factura electrónica sea considerada válida debe cumplir una serie de requisitos especificados por la DGI. Errores comunes pueden ser no cumplir con el formato estándar (.xml) o la presencia de alguna irregularidad en el documento, que es necesario corregir. Por ejemplo:
- Ingreso de datos erróneos en la carga individual de la factura.
- Omisión de algún procedimiento al hacer uso del sistema de facturación electrónica.
- Problemas con el servidor, este puede encontrarse en mantenimiento o actualización.
- Saturación del servidor.
- Errores de conexión.
Para evitar caer en uno de estos errores comunes, es aconsejable que los contribuyentes se encuentren informados y actualizados respecto a las disposiciones legales vigentes sobre el sistema de facturación electrónico. Asimismo, es fundamental hacer uso de los servicios de un PAC serio, con experiencia y trayectoria.
¿Dónde puedo obtener más información sobre los PAC y sus servicios?
Quienes estén interesados en conocer el sistema de facturación electrónica y las modalidades vigentes pueden ingresar en la página web de la Dirección General de Ingresos. Allí se encuentran detalladas las regulaciones vigentes, requisitos y procesos de inscripción.
Conoce más acerca de qué es un Proveedor Autorizado Calificado y cuáles son sus servicios, puedes leer: Impresoras fiscales Panamá o factura electrónica, ¿cuál te conviene más?
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