Impresoras fiscales Panamá o factura electrónica, ¿cuál te conviene más?

Equipo Alanube

Si tienes una empresa, seguro has oído hablar de las impresoras fiscales Panamá y es posible que te estés preguntando qué son y para qué sirven. 

Es cierto que la era de la digitalización ha avanzado a pasos gigantescos y que son muchos los beneficios que representa sumarnos a ella. 

A la hora de hablar de impresoras fiscales aparece la duda sobre cómo la facturación electrónica cambiará este sistema. Quedando así las impresoras fiscales en el pasado, te asesoramos para que puedas elegir cuál le conviene más a tu empresa, ¡veamos! 

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¿Qué es una impresora fiscal?

Una impresora fiscal es un dispositivo que les sirve a los contribuyentes para emitir y guardar documentos fiscales; es decir, las impresoras fiscales pueden ser utilizadas por aquellos contribuyentes que realicen operaciones. 

La finalidad de su uso es evitar la evasión de impuestos y el control de las ventas.

Las impresoras fiscales no alteran la forma de operación de los comercios o negocios, lo que hacen es garantizar que se manejen de acuerdo a la legislación fiscal que existe en Panamá, para asegurar el pago y declaración de impuestos de forma correcta.  

¿Cómo funciona una impresora fiscal?

El proceso de una impresora fiscal es:

  1. Almacena en una memoria el monto de las ventas y los impuestos que aparecen en las facturas.
    a. El programa de facturación utilizado en tu negocio se comunica con la impresora por medio de un microcódigo.
  2. Se interpretan y guardan los datos de la factura en la placa fiscal.
  3. Se imprime el ticket con todas las regulaciones del país.

Las máquinas fiscales deben cumplir con las siguientes especificaciones:

  1. Contar con una Unidad de Memoria Fiscal, la cual debe estar fijada al armazón de la máquina en forma inamovible.
  2. Tener una memoria de trabajo que expida un reporte global diario, el cual formará parte de la contabilidad del contribuyente, según lo establecido en las normativas vigentes.
  3. Tener adherida en un lugar visible la etiqueta fiscal.
  4. Poseer una pantalla que facilite la obtención del reporte de memoria fiscal.
  5. La unidad impresora de los comprobantes deberá tener rollo de auditoría.
  6. Debe contar con un dispositivo para introducir las operaciones de ventas.
  7. Emitir comprobantes fiscales que contengan la información requerida en la Resolución. 

Ejemplo:

  • Primero se imprime la factura. 
  • La impresora avisa al sistema que la impresión fue exitosa y que grabó la información fiscal. 
  • El sistema procede a actualizar su base de datos, descargando inventarios. 
  • Mientras la impresora no avise que la grabación fiscal fue exitosa, el sistema no puede actualizar su base de datos. 
  • El sistema es dependiente directo de la respuesta de la impresora.

Ahora que ya sabemos qué es una impresora fiscal y para qué sirve, es importante conocer cuáles son sus principales ventajas y desventajas en comparación a la factura electrónica que está tomando tanta fuerza. 

Contexto sobre factura electrónica Panamá

La Dirección General de Ingresos (DGI), tomó la decisión de encaminarse en la emisión electrónica de comprobantes en todo el territorio nacional. 

La decisión se dio por el proceso de digitalización que atraviesa la sociedad en estos momentos. En ese sentido, el acoplar la facturación electrónica significa un salto de calidad enorme, al abandonar el viejo sistema tradicional y reemplazarlo con uno mucho más avanzado.

Impresoras fiscales vs. facturación electrónica

El sistema tradicional de facturación que emplea las impresoras fiscales ha quedado atrás con la aparición de la facturación electrónica de comprobantes. Sin la necesidad de imprimir facturas (y en caso de requerirse, poderlo hacer con una impresora común), estas costosas impresoras fiscales quedarían obsoletas.

El modo de implementación ocurrió por etapas:

  • Primero se estableció un Plan Piloto: mediante el cual podría analizarse el funcionamiento en primera persona. Este constó de algunas empresas preseleccionadas con las cuales se observó el desempeño. Se concluyó que la facturación electrónica representó enormes beneficios a quienes participaron
  • Luego, una etapa de masificación voluntaria:  comenzó el 1 de junio de 2021 y consistió en la posibilidad de que los contribuyentes que así lo deseen, puedan adherirse al Sistema de Factura Electrónica de Panamá (SFEP), y comenzar a aprovechar el impulso que les da a sus negocios.

Entonces, ¿realmente es mejor la factura electrónica que las impresoras fiscales? Te presentamos un comparativo directo, pensado en términos empresariales:

Impresoras fiscales

  • Vida útil de una impresora fiscal 

La vida útil de una impresora depende de varios factores. Por un lado, del modelo de la misma. 

Existen marcas para un uso más o menos extensivo; dentro de cada una de ellas, distintas gamas en función de nuestras necesidades, lo cual también se traduce en impresoras más costosas o más baratas. 

Particularmente, se nota el declive de la vida útil cuando la máquina comienza a decir que la memoria fiscal está agotada o arroja un error.

  • Costos Altos

Los precios de algunas impresoras pueden ser altos, desde 780 hasta 4000 dólares. En su momento, esta inversión para las grandes empresas y los altos ejecutivos era algo aceptable; sin embargo, cuando se ve en contraste con el costo de la facturación electrónica, deja mucho que desear.

  • Problemas técnicos

Las impresoras llegan a presentar contratiempos por problemas técnicos. En muchas ocasiones, se pueden averiar y necesitan servicio técnico. Esto implica costo de tiempo, transporte o pago extra por la visita del experto.

Ten presente que si el tiempo de reparación es mayor a 15 días, se considerará que el equipo es imposible de reparar y los usuarios deberán invertir en uno nuevo.

  • Son obsoletas

Las impresoras fiscales antiguas deben tener conectado un dispositivo de transmisión que permite extraer los reportes Z y trasmitirlos a la plataforma de la DGI. Además, se realizan únicamente en formato tirilla y tamaño carta.

Algunas tirillas se despintan muy rápido, lo que pone en jaque la seguridad y conservación de la información.

Facturación electrónica 

Por su parte la facturación electrónica trae múltiples beneficios para la persona que emplea el sistema, siendo los más relevantes: 

  • No presentan contratiempos ni problemas técnicos. 
  • Con un Software de Facturación Electrónica en la nube, puedes crear tus facturas desde cualquier equipo y desde cualquier lugar. 
  • Se pueden imprimir en cualquier tipo de formato —en el caso de que lo requiera—. 
  • Se envían las facturas en formato PDF por correo electrónico o cualquier otro medio digital de comunicación. 
  • Los software de Facturación Electrónica se actualizan automáticamente de acuerdo a las nuevas normativas de la DGI.
  • Simplifica las operaciones tributarias.
  • Disminuye los errores por digitalización.
  • Genera mayor control de la empresa.
  • Incentiva estar al día con la DGI.

¿Es obligatorio el uso de impresora fiscal?

Aquellas empresas que actualmente utilicen impresoras fiscales, o que estén exceptuadas del uso de equipos fiscales, deberán decidir la alternativa que van a utilizar para su facturación, la cual puede ser:

  • Continuar con la utilización de equipos fiscales, cumpliendo con las normativas referentes a la comunicación de datos con la DGI. 
  • Solicitar de manera voluntaria pasarse a la facturación electrónica, gracias al Decreto 115. 

¿Cómo migrar a este sistema de facturación electrónica?

Aunque se cree que hay muchas condiciones y es un proceso largo, en realidad son pocos los requisitos para cumplir de una manera bastante ágil:

  •  Estar registrado en el Sistema de Facturación Electrónica de Panamá (SFEP).
  • Seleccionar el tipo de servicio que se utilizará, que puede ser de dos maneras: Proveedor de Autorización Calificado (PAC) o facturador gratuito.
  • Verificar que estén actualizados los datos como:
    • Razón social
    • Nombre comercial
    • RUC
    • DV
    • Número aviso de operación
    • Fecha de inicio de operaciones
    • Actividad económica u ocupación
    • Número de sucursales
    • Cantidad de equipos fiscales
    • Promedio de facturas que se emiten por mes
  • Especificar el tipo de negocio:
    • Venta de negocios entre empresas
    • Venta al consumidor final
    • Ambos
  • Número de Resolución de excepción de uso del equipo fiscal.
  • Por último, se debe contar con la documentación de soporte:
    • Copia de la Resolución de excepción del equipo fiscal
    • Nota firmada por representante legal solicitando uso de Facturación Electrónica

Ahora que conoces los beneficios de la facturación electrónica frente a las impresoras fiscales, conoce todo lo que Alanube te brinda para continuar en la vanguardia empresarial. 

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