Facturación electrónica en Costa Rica: qué es, quiénes están obligados y cómo integrarla

Facturación electrónica en Costa Rica: qué es, quiénes están obligados y cómo integrarla

La facturación electrónica en Costa Rica es el sistema obligatorio de emisión de comprobantes electrónicos administrado por el Ministerio de Hacienda. Desde la implementación del Reglamento de Comprobantes Electrónicos, los contribuyentes obligados deben emitir sus facturas, tiquetes y notas de crédito en formato XML firmado digitalmente, transmitirlos al sistema ATV del Ministerio de Hacienda y conservar los documentos por el período establecido. Esta guía le explica qué es el sistema, cómo funciona técnicamente y qué requiere una integración correcta.

Índice de contenidos

• Qué es la facturación electrónica en Costa Rica y qué la diferencia de un comprobante en papel
• Marco legal: Reglamento de Comprobantes Electrónicos y resoluciones del Ministerio de Hacienda
• Quiénes están obligados a emitir comprobantes electrónicos
• Tipos de comprobantes electrónicos en Costa Rica
• Cómo funciona el flujo técnico de emisión y aceptación en ATV
• Versión 4.4 del esquema: qué cambió y qué debe actualizar su integración
• Cómo integrar con la API de Alanube para Costa Rica

Qué es la facturación electrónica en Costa Rica y qué la diferencia de un comprobante en papel

La facturación electrónica en Costa Rica es el mecanismo mediante el cual los contribuyentes obligados emiten comprobantes tributarios en formato XML estructurado y firmado digitalmente, los transmiten al sistema ATV (Administración Tributaria Virtual) del Ministerio de Hacienda, y los entregan al receptor con la clave numérica de 50 dígitos que identifica el documento en el sistema fiscal costarricense.

La diferencia fundamental con un comprobante en papel no es el formato sino el flujo de validación: un comprobante electrónico en Costa Rica no tiene validez fiscal hasta que el receptor lo acepta o el sistema lo acepta automáticamente transcurrido el plazo legal. El emisor transmite, el receptor acepta o rechaza, y el Ministerio de Hacienda registra el intercambio. Para los equipos de desarrollo, esto implica que el sistema de facturación no puede operar de forma completamente offline: cada documento requiere una llamada en tiempo real al sistema ATV durante el proceso de emisión.

Marco legal: Reglamento de Comprobantes Electrónicos y resoluciones del Ministerio de Hacienda

El Ministerio de Hacienda de Costa Rica regula el sistema mediante el Reglamento de Comprobantes Electrónicos (Decreto Ejecutivo 41820-H) y las resoluciones técnicas que definen el esquema XML de cada versión. Las implicaciones técnicas más relevantes para los equipos de desarrollo son:

• Clave numérica de 50 dígitos obligatoria: cada comprobante electrónico en Costa Rica tiene una clave numérica única calculada según el algoritmo del Ministerio de Hacienda. Es el identificador principal del documento en el sistema ATV y no puede repetirse.
• Firma digital obligatoria: el comprobante debe firmarse con el certificado de firma digital del emisor. En Costa Rica, los certificados los emite el Banco Central (BCCR) a través de entidades certificadoras autorizadas.
• Flujo de aceptación del receptor: el receptor tiene un plazo legal para aceptar o rechazar el comprobante. Si no hay respuesta en el plazo, el Ministerio de Hacienda lo considera aceptado automáticamente.
• Conservación por 5 años: el emisor debe conservar los comprobantes electrónicos emitidos y los mensajes de aceptación y rechazo durante al menos 5 años.

Quiénes están obligados a emitir comprobantes electrónicos en Costa Rica

Tipos de comprobantes electrónicos en Costa Rica

El sistema de facturación electrónica en Costa Rica define seis tipos de comprobantes electrónicos, cada uno con su propio esquema XSD y su propia lógica de uso:

Cómo funciona el flujo técnico de emisión y aceptación en ATV

El flujo técnico de la facturación electrónica en Costa Rica tiene una particularidad que la diferencia de otros países de la región: el receptor debe aceptar o rechazar el comprobante, y esa respuesta también se transmite al Ministerio de Hacienda. El flujo completo tiene cinco etapas:

1. Generación de la clave de 50 dígitos: el emisor calcula la clave numérica según el algoritmo del Ministerio de Hacienda, que incluye el tipo de comprobante, el número de cédula del emisor, la fecha de emisión y el consecutivo. Un error en cualquier componente de la clave genera rechazo en ATV.
2. Construcción del XML: el comprobante se estructura según el esquema XSD de la versión vigente (actualmente versión 4.4). Alanube gestiona esta construcción automáticamente a partir del payload JSON del developer.
3. Firma digital: el XML se firma con el certificado de firma digital del emisor emitido por el BCCR. Sin firma válida, ATV rechaza el documento sin indicar el motivo específico.
4. Transmisión al ATV: el comprobante firmado se envía al endpoint del Ministerio de Hacienda. ATV devuelve un mensaje de confirmación de recepción — que no equivale a aceptación final.
5. Aceptación o rechazo del receptor: el receptor tiene el plazo legal (generalmente 8 días hábiles) para enviar un Mensaje Receptor a ATV aceptando o rechazando el comprobante. Si no hay respuesta, ATV lo acepta automáticamente.

Versión 4.4 del esquema: qué cambió y qué debe actualizar su integración

El Ministerio de Hacienda actualizó el esquema XSD de los comprobantes electrónicos a la versión 4.4. Los cambios más relevantes para las integraciones existentes son:

• Nuevos campos obligatorios en el emisor: la versión 4.4 incorporó el campo CodigoActividad como obligatorio en la sección del emisor. Una integración que no incluya este campo genera rechazo en ATV.
• Cambios en el cálculo del IVA: la versión 4.4 ajustó la forma en que se reportan los descuentos y su impacto en la base imponible del IVA. El descuento ahora debe aplicarse por ítem antes de calcular el IVA, no después sobre el total.
• Validación más estricta de la clave de 50 dígitos: ATV rechaza claves duplicadas con mayor rapidez. El consecutivo debe gestionarse de forma centralizada si el sistema emite desde múltiples instancias.

Con Alanube, las actualizaciones de esquema se gestionan en la capa del proveedor. Las integraciones existentes no requieren cambios en el código del sistema del contribuyente cuando Hacienda actualiza el esquema.

Cómo integrar con la API de Alanube para Costa Rica

Alanube opera como proveedor tecnológico para Costa Rica, gestionando la generación de la clave de 50 dígitos, la construcción del XML según el esquema vigente, la firma digital y la transmisión al ATV. El developer integra un único endpoint REST:

POST https://api.alanube.co/v1/cri/invoices
Authorization: Bearer {token}
Content-Type: application/json

{
  "emisor": {
    "cedula": { "tipo": "02", "numero": "3456789012" },
    "nombre": "Empresa Ejemplo SA",
    "codigoActividad": "620900",
    "correoElectronico": "facturacion@empresa.com"
  },
  "receptor": {
    "cedula": { "tipo": "01", "numero": "1234567890" },
    "nombre": "Cliente SA",
    "correoElectronico": "compras@cliente.com"
  },
  "tipoComprobante": "01",
  "medioPago": ["01"],
  "detalleServicio": [{
    "numeroLinea": 1,
    "detalle": "Servicio de consultoría",
    "cantidad": 1,
    "unidadMedida": "Sp",
    "precioUnitario": 500000,
    "descuento": 0,
    "impuesto": { "codigo": "01", "codigoTarifa": "08", "tarifa": 13 }
  }]
}

Para explorar la integración antes de producción, el Sandbox de Alanube para Costa Rica cubre todos los tipos de comprobante electrónico y el flujo completo de aceptación del receptor sin contrato previo.

Preguntas frecuentes sobre la facturación electrónica en Costa Rica

¿Qué pasa si el receptor no acepta ni rechaza el comprobante electrónico?

Si el receptor no envía un Mensaje Receptor dentro del plazo legal (generalmente 8 días hábiles), el Ministerio de Hacienda considera el comprobante aceptado automáticamente. El emisor puede registrar el ingreso y el receptor puede usar el crédito fiscal sin que medie una aceptación explícita.

¿La versión 4.4 de la facturación electrónica en Costa Rica es obligatoria ya?

Sí. El Ministerio de Hacienda definió la versión 4.4 como el esquema vigente mediante resolución técnica. Las integraciones que usen versiones anteriores generan rechazos en ATV. Con Alanube, esta actualización no requiere cambios en el sistema del contribuyente.

¿El certificado de firma digital del BCCR tiene costo en Costa Rica?

Sí. Los certificados de firma digital son emitidos por entidades certificadoras autorizadas por el Banco Central (BCCR) y tienen un costo anual. El trámite se realiza presencialmente con cédula y requiere un lector de tarjeta inteligente o un token USB.

¿La API de Alanube gestiona el flujo de Mensaje Receptor en Costa Rica?

Sí. Alanube gestiona tanto la emisión del comprobante como el registro de los Mensajes Receptor (aceptación o rechazo) enviados por el receptor. El sistema del contribuyente puede consultar el estado de aceptación de cada comprobante a través de la API.

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Fuentes

Ministerio de Hacienda de Costa Rica. (2023). Reglamento de Comprobantes Electrónicos — Decreto Ejecutivo 41820-H. https://www.hacienda.go.cr

Ministerio de Hacienda de Costa Rica. (2023). Esquema XSD versión 4.4 de Comprobantes Electrónicos. https://www.hacienda.go.cr