La retención en la fuente por salarios es un mecanismo clave para cumplir con las obligaciones fiscales en Colombia. Este sistema permite a los empleadores recaudar, de manera anticipada, el impuesto sobre la renta correspondiente a sus empleados. En 2025, se aplican nuevas normativas y cifras ajustadas que debes conocer para evitar sanciones y realizar una gestión eficiente de las retenciones.
¿Qué es la retención en la fuente por salarios?
La retención en la fuente por salarios es un mecanismo tributario que obliga a los empleadores a descontar una parte del salario de sus empleados y transferirla directamente a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN). Esta medida busca asegurar que el impuesto sobre la renta se pague gradualmente, evitando que los empleados deban cancelar una suma elevada al final del año.
Este proceso no implica un costo adicional para el empleador, ya que el monto retenido proviene del salario del trabajador. La empresa actúa como un agente retenedor, encargado de aplicar y reportar las retenciones conforme a las normativas establecidas por el Estatuto Tributario colombiano.
¿Cuándo se aplica la retención en la fuente por salarios?
La retención en la fuente por salarios es aplicable cuando los ingresos de un empleado superan un umbral determinado por la ley. Según el artículo 383 del Estatuto Tributario, se debe aplicar retención a los salarios superiores a las 95 UVT (Unidades de Valor Tributario). En 2025, con un valor de la UVT de $49,799, este umbral corresponde a ingresos superiores a $4,730,905 COP mensuales.
Factores clave a considerar:
- Aportes obligatorios: antes de calcular la retención, deben descontarse los aportes a salud y pensión.
- Deducciones permitidas: ciertos beneficios, como el 25% de renta exenta, pueden reducir la base gravable.
- Excepciones: no todos los pagos salariales están sujetos a retención, como las pensiones de jubilación.
¿A qué empleados se les debe retener?
La retención en la fuente debe aplicarse a todos los empleados con ingresos gravables mayores a $4,730,905 COP mensuales, independientemente del tipo de contrato (fijo, indefinido, prestación de servicios con relación laboral). Sin embargo, existen excepciones específicas, como:
- Pensión de jubilación: no está sujeta a retención.
- Indemnizaciones laborales: tampoco se consideran para retención.
¿Cuánto es la retención en la fuente para sueldos en 2025?
La retención en la fuente por salarios en 2025 se aplica con una tabla progresiva que varía dependiendo del ingreso gravable. A continuación, te mostramos cómo se distribuyen las tarifas para diferentes rangos de salario:
| Rango de ingreso gravable (UVT) | Rango aproximado en COP (2025) | Tarifa de retención en la fuente |
|---|---|---|
| 0 hasta 95 UVT | $0 – $4,731,000 | 0% (No se practica retención) |
| >95 hasta 150 UVT | >$4,731,000 – $7,470,000 | 19% sobre el excedente de 95 UVT |
| >150 hasta 360 UVT | >$7,470,000 – $17,928,000 | 28% sobre el excedente de 150 UVT |
| >360 hasta 640 UVT | >$17,928,000 – $31,872,000 | 33% sobre el excedente de 360 UVT |
| >640 hasta 945 UVT | >$31,872,000 – $47,060,000 | 35% sobre el excedente de 640 UVT |
| >945 hasta 2,300 UVT | >$47,060,000 – $114,538,000 | 37% sobre el excedente de 945 UVT |
| >2,300 UVT | >$114,538,000 | 39% sobre el excedente de 2,300 UVT |
¿Cómo calcular la retención en la fuente de un salario?
El cálculo de la retención en la fuente por salarios puede realizarse en simples pasos:
Paso a paso:
1️⃣ Determinar el salario bruto del empleado.
2️⃣ Restar los aportes obligatorios, los cuales corresponden a:
- 4% para salud.
- 4% para pensión.
- 1% adicional para el fondo de solidaridad pensional si el salario supera 4 salarios mínimos.
3️⃣ Aplicar deducciones y exenciones (como la renta exenta del 25%, intereses de vivienda, dependientes, etc.).
4️⃣ Convertir la base gravable a UVT y ubicarla en el rango correspondiente de la tabla.
5️⃣ Aplicar la tarifa correspondiente y calcular la retención final.
Ejemplo práctico:
Imaginemos que un empleado tiene un salario bruto de $8,000,000 COP.
- Aportes obligatorios: 4% salud + 4% pensión = 8% de $8,000,000 → $640,000.
- Salario después de aportes = $7,360,000.
- Renta exenta del 25%: 25% de $7,360,000 → $1,840,000.
- Base gravable final = $5,520,000.
- Conversión a UVT: $5,520,000 ÷ $49,799 ≈ 111 UVT.
- Aplicación de la tabla: el excedente sobre 95 UVT se grava al 19%.
- Retención final: $149,500 COP.
Obligaciones y sanciones para el empleador
Obligaciones del empleador:
- Aplicar correctamente la retención en la fuente.
- Declarar y pagar las retenciones en los plazos establecidos por la DIAN.
- Entregar certificados de retención a los empleados.
Sanciones por incumplimiento:
- Multas por extemporaneidad en la declaración.
- Intereses de mora sobre valores no pagados.
- Sanciones pecuniarias y posibles responsabilidades penales.
Es fundamental entender cómo funciona la retención en la fuente para poder realizar una correcta planificación fiscal. Evitar errores en el cálculo o el reporte puede evitar sanciones y multas para la empresa. ¡Súmate a la transformación digital en la contabilidad con Alanube!
