¿Estás analizando la posibilidad de emitir factura electrónica en la nube en tu empresa, pero tienes algunas dudas? Aquí te explicaremos el proceso de emisión y almacenamiento de facturas electrónicas, además de ofrecerte algunos consejos para respaldar tu información de manera segura. ¡Vamos a ello!
Factura electrónica en la nube vs. facturas tradicionales
Antes de profundizar en las características de las facturas tradicionales y electrónicas, es importante entender las diferencias entre ambos tipos de documentos. A continuación, te mostramos una tabla comparativa con las características clave de cada uno.
| Características | Factura Tradicional | Factura Electrónica |
|---|---|---|
| Formato | Documento en papel o digital (como un PDF) | Documento en formato XML |
| Función | Soporte de la transacción de venta o compra | Soporte de la transacción de venta o compra, con validez legal |
| Comprobante Auxiliar | No tiene | Incluye un Comprobante Auxiliar de Factura Electrónica (CAFE), descargable e imprimible |
| Firma | Firma manuscrita o en algunos casos digital | Firma electrónica única para cada empresa, asegurando la autenticidad |
| Validez Legal | Reconocida por el emisor y receptor, pero no siempre vinculante | La factura electrónica tiene validez legal garantizada por la DIAN |
| Proceso de Validación | No se valida electrónicamente | Validada por el Proveedor de Servicios de Facturación Electrónica (PSFE) y la DIAN |
| Almacenamiento | Se almacena físicamente o en archivos digitales | Se almacena en la nube o servidores de la DIAN/PSFE |
| Seguridad | Depende del almacenamiento físico o digital, puede ser vulnerable | Alta seguridad, con transmisión encriptada y validación a través de firmas digitales |
¿Qué es un CAFE?
El CAFE es la representación visual de la factura electrónica. Muchos comercios, como supermercados y tiendas, lo imprimen como un tiquete de caja.
¿Cómo se almacenan las facturas electrónicas en Colombia?
En Colombia, la facturación electrónica se realiza a través de los proveedores de tecnología autorizados por la DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales). Existen diferentes métodos para emitir y almacenar estas facturas electrónicas.
Facturador gratuito
El sistema gratuito proporcionado por la DIAN permite emitir facturas electrónicas y almacenarlas en los servidores de la DIAN. Este método es utilizado principalmente por los pequeños contribuyentes que no superan ciertos límites establecidos.
Una vez superados esos límites, es necesario contratar un Proveedor de Servicios de Facturación Electrónica (PSFE).
Proveedor de Servicios de Facturación Electrónica (PSFE)
Para ofrecer este servicio, el PSFE debe contar con la autorización de la DIAN, tras una revisión exhaustiva de sus procesos. Este proveedor se encarga de emitir, validar y almacenar las facturas electrónicas. Además, debe integrar su infraestructura tecnológica con el software contable del contribuyente a través de una API.
¿Cómo se guarda una factura electrónica en la nube?
En el caso de las facturas tradicionales, el proceso de almacenamiento lo realiza directamente el proveedor o emisor de la factura. En el caso de las facturas electrónicas, existe un tercero encargado de validar la transacción y almacenarla de manera segura.
Es decir:
- Facturador gratuito: Las facturas se almacenan en los servidores de la DIAN.
- PSFE: El proceso de almacenamiento ocurre de manera rápida y segura a través de Internet.
¿Cómo emitir y guardar facturas electrónicas con un PSFE?
- Haz clic en el botón de “emitir” en tu sistema contable.
- La factura pasa a los servidores del PSFE contratado.
- El PSFE genera el formato .XML y lo envía a la DIAN.
- La DIAN verifica los datos con la firma electrónica registrada al inicio del proceso.
- La DIAN autoriza la transacción y envía al cliente un archivo .XML y otro en PDF, que será el CAFE.
¿Qué pasa si no hay Internet o electricidad?
Este proceso requiere conexión a Internet. Sin embargo, algunos sistemas contables permiten facturar de forma offline. Una vez se restablezca la conexión, el sistema procederá a emitir las facturas pendientes.
Sin electricidad, la situación es más complicada, aunque algunos sistemas ofrecen versiones móviles que dependen únicamente de la batería del dispositivo.
¿Es conveniente guardar las facturas electrónicas en la nube?
Aunque la infraestructura de la DIAN es confiable, muchos prefieren almacenar sus facturas electrónicas en otros lugares como su computadora, disco duro externo o, preferiblemente, en la nube. Existen PSFE que ofrecen almacenamiento en la nube con encriptación para mayor seguridad.
Al guardar las facturas electrónicas en la nube, puedes acceder a ellas desde cualquier dispositivo con conexión a Internet, compartirlas de manera controlada y ahorrar espacio físico, además de reducir los costos de papelería e impresión.
¿Cuáles son las ventajas de usar la factura electrónica en la nube?
- Reducción de costos: Menor gasto en papel y otros consumibles.
- Mayor control y eficiencia: Mejora la organización y acceso rápido a tus documentos.
- Apoyo al medio ambiente: Menor uso de recursos físicos y reducción de huella de carbono.
¿Se puede usar el equipo fiscal y la factura electrónica al mismo tiempo?
En Colombia, las empresas que están obligadas a utilizar equipos fiscales pueden optar por la facturación electrónica para documentar sus operaciones financieras. Sin embargo, esto debe hacerse de manera expresa y voluntaria.
Es recomendable conservar los registros fiscales durante un mínimo de 5 años, ya que pueden ser requeridos en auditorías futuras.
