En el ámbito comercial, especialmente en la exportación, la factura proforma es un documento clave para facilitar negociaciones y transacciones. En esta guía te explicaremos todo lo que necesitas saber sobre este tipo de factura, desde su definición hasta los formatos más utilizados en la República Dominicana.
¿Qué es una factura proforma?
Es un documento informativo que detalla los bienes o servicios que una empresa o proveedor planea vender. Aunque se asemeja a una factura final, no tiene valor fiscal ni contable. Su principal función es presentar una propuesta o cotización formal.
Esta factura es común en operaciones de comercio internacional, donde sirve para que el comprador evalúe los términos de la transacción antes de emitir un pedido definitivo.
¿Qué validez tiene una factura proforma?
Las facturas proformas no tienen validez legal como comprobantes fiscales ni pueden ser utilizadas para registrar impuestos. Sin embargo, son vinculantes en cuanto a los términos y condiciones que contiene, siempre y cuando ambas partes la acepten.
Descubre más sobre los tipos de comprobante fiscal electrónicos.
¿Qué pasa si pago una factura proforma?
Pagar una factura proforma no implica necesariamente el cierre de la transacción. Una vez realizado el pago, el proveedor debe emitir una factura final que cumpla con las normativas fiscales del país, como las regulaciones de la Dirección General de Impuestos Internos (DGII) en República Dominicana.
Aprende más sobre qué es la DGII.
¿Qué diferencia hay entre una factura y una factura proforma?
Si bien ambos son documentos comerciales, estos tienen propósitos y características diferentes. Aquí te compartimos las distinciones clave:
1. Validez fiscal y contable
- Factura: tiene validez fiscal y contable. Es un documento definitivo que justifica la transacción comercial, incluyendo impuestos como el IVA.
- Factura proforma: no posee validez fiscal ni contable. Se utiliza como borrador o estimación previa a la factura final.
2. Propósito
- Factura: solicita el pago por bienes o servicios ya entregados.
- Factura proforma: presenta una oferta o presupuesto detallado antes de la transacción, especialmente en operaciones internacionales.
3. Momento de emisión
- Factura: se emite tras la entrega de bienes o la prestación de servicios.
- Factura proforma: se emite antes, para informar sobre costos y condiciones económicas.
4. Numeración y registro contable
- Factura: Debe numerarse y registrarse según las normativas fiscales.
- Factura proforma: No requiere numeración ni registro contable, ya que es un documento informativo.
5. Valor legal
Aunque la factura proforma no tiene validez fiscal, puede servir como prueba en disputas legales si refleja acuerdos entre las partes.
Te compartimos un cuadro comparativo con sus diferencias:
| Características | Factura | Factura proforma |
| Validez Fiscal | Sí. | No. |
| Propósito | Cobro por servicio realizado. | Oferta comercial previa. |
| Momento | Después del servicio. | Antes del servicio. |
| Numeración | Obligatoria. | Opcional. |
¿Es necesario firmar una factura proforma?
No es obligatorio firmar una factura proforma, aunque en algunos casos puede ser recomendado para reforzar su validez como documento de referencia. Esto dependerá de las prácticas comerciales entre las partes.
¿Quién emite la factura proforma?
El proveedor o vendedor es quien emite la factura proforma para presentar una propuesta formal de venta. Este documento permite al cliente analizar los detalles antes de tomar una decisión de compra.
¿Cómo hacer una factura proforma en factura directa?
Hacer una factura proforma es un proceso sencillo, similar a crear una factura normal. A continuación, te explicamos los pasos esenciales:
1. Indica que se trata de una factura proforma
Es crucial señalar claramente que el documento es una factura proforma, ya que no tiene la misma validez fiscal que una factura ordinaria. Para ello, incluye el texto “factura proforma” de forma destacada en el encabezado.
2. Agrega la fecha de emisión
Aunque no es necesario numerar la factura proforma, debe incluirse la fecha de emisión. Esto evita confusiones con otros documentos similares emitidos previamente.
3. Incluye los datos fiscales del emisor y receptor
Es importante identificar a las partes involucradas mediante sus datos fiscales. Estos deben incluir:
- Nombre o razón social.
- Número de Identificación Fiscal (NIF).
- Dirección fiscal.
4. Detalla los productos o servicios
Especifica los productos o servicios ofrecidos, indicando:
- Descripción.
- Cantidad (si es aplicable).
- Precio unitario.
Si hay diferentes tipos de IVA, especifícalos para cada producto o servicio.
5. Calcula e incluye los importes totales
Indica el importe final de la operación, detallando:
- Base imponible.
- Descuentos aplicados.
- Impuestos y retenciones (como el IVA).
- Total a pagar, resultado de la suma de la base imponible e impuestos.
Con estos pasos, el cliente tendrá toda la información necesaria sobre la propuesta comercial.
Muchos negocios en República Dominicana utilizan software especializado para automatizar este proceso, como los mejores software de facturación electrónica.
¿Qué es una factura proforma en consignación?
En el comercio de consignación, una factura proforma detalla los productos enviados a un distribuidor sin que este los haya comprado aún. El distribuidor se encarga de vender los productos y luego liquida el pago con el proveedor.
Factura proforma para exportación
En transacciones internacionales, la factura proforma exportación es un requisito para cumplir con regulaciones aduaneras. Este documento se utiliza para:
- Solicitar permisos de importación.
- Calcular impuestos y aranceles.
- Facilitar la documentación necesaria para la logística y transporte.
Modelos y formatos de factura proforma
Existen distintos modelos de factura proforma formato según las necesidades del negocio. Algunos formatos populares incluyen:
Factura proforma Excel
El formato de factura proforma en Excel es muy utilizado por su flexibilidad. Permite crear plantillas personalizadas que pueden actualizarse fácilmente con nuevos datos.
Un ejemplo básico de factura proforma incluiría los siguientes datos:
- Nombre del proveedor: Empresa X.
- Nombre del cliente: Cliente Y.
- Descripción: 100 unidades de producto Z.
- Precio unitario: USD 10.
- Total: USD 1,000.
Factura proforma en Word
Las plantillas de Word son ideales para documentos más personalizados, donde el diseño y el formato visual son prioritarios. Estas plantillas permiten agregar logos, estilos de texto y otros elementos visuales que refuercen la identidad de marca.
Los elementos básicos en una factura proforma en Word incluyen:
- Encabezado con el título “Factura proforma”.
- Fecha de emisión.
- Datos del proveedor y del cliente.
- Descripción de los productos o servicios.
- Cantidad, precios unitarios e impuestos.
- Total a pagar.
Factura proforma con software de facturación
Los sistemas de facturación, como Alanube, automatizan la generación de facturas proforma, permitiendo:
- Gestionar datos de clientes y proveedores.
- Aplicar impuestos y descuentos automáticamente.
- Exportar documentos en distintos formatos (PDF, Excel, Word).
- Mantener un historial de documentos emitidos.
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¿Cómo Alanube puede ayudarte?
Alanube proporciona herramientas avanzadas de gestión y facturación que permiten a las empresas emitir facturas proforma de manera rápida y eficiente. Con plantillas predefinidas y opciones de automatización, podrás reducir el tiempo de gestión documental y mejorar tus procesos de venta.
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