6 septiembre, 2022

Facturación electrónica en Panamá: la forma más fácil de hacerla

Equipo Alanube

¿Estás analizando la posibilidad de emitir factura electrónica en la nube, pero tienes dudas al respecto? Aquí te explicaremos el proceso de emisión y cómo se guardan en la nube; además, te daremos un par de consejos para que respaldes tu información. ¡Vamos!

Facturas electrónicas vs. facturas regulares

Características de la factura regular:

  • Es un documento en papel o en digital (PDF, por ejemplo).
  • Funciona como documento soporte de la transacción de venta o de compra, según el caso que aplique.

Características de la factura electrónica:

  • Es un documento en formato XML
  • Trae consigo un Comprobante Auxiliar de Factura Electrónica (CAFE). Este se puede descargar en PDF e imprimir. 
  • La Factura Electrónica contiene los mismos datos de una factura en papel, pero con ciertos parámetros que le dan la misma validez legal. 
  • Está firmada electrónicamente por el emisor utilizando una firma digital que es única para cada empresa, dándole una identidad inalterable a cada documento emitido. 
  • Estos documentos son recibidos y aprobados por el PAC, empleando medios de transmisión con capas extra de seguridad para validar una emisión segura.

¿Qué es un CAFE?

  • Es la representación visual de la factura electrónica en sí.
  • Varios comercios como supermercados y tiendas lo imprimen como un tiquete de caja.

¿Cómo se almacenan las facturas electrónicas?

Actualmente, existen dos formas realizar y almacenar la facturación electrónica en Panamá. 

  1. Facturador gratuito

Las facturas emitidas a través del facturador gratuito son alojadas en los mismos servidores de la Dirección General de Ingresos (DGI). Los usuarios principales de este método son los pequeños contribuyentes con poca facturación, según ciertos límites establecidos.

Después de que pasa dicho límite, debe recurrir a un PAC. 

  1. Proveedor de Autorización Calificada (PAC)

Para brindar este servicio, dicho proveedor debe conseguir una autorización luego de pasar por de una revisión exhaustiva por la DGI. Entonces se convierte en un ente regulado por el fisco. Normalmente, estas empresas tienen una infraestructura tecnológica robusta para cumplir con esta labor.

Cuando procedes con un PAC, no solo debes contratar sus servicios, también debes contratar un sistema contable o software que permita realizar la integración entre los servidores del proveedor y el software contable a través de un “API” (siglas en inglés de Interfaz de Programación de Aplicaciones).

¿Cómo se guarda una facturación electrónica en la nube?

En el caso de una factura regular, el proceso de almacenamiento lo realiza directamente el proveedor y emisor de dicha factura. En el de la factura electrónica, existe una tercera persona que se encarga de validar que dicha transacción sea auténtica, y es también quien se encarga de almacenarla.

Es decir:

Facturador gratuito: la DGI es la encargada de almacenar las facturas en sus servidores. 

Facturador PAC: el proceso de guardado tarda fracciones de segundo a través de Internet.

¿Cómo emitir y guardar facturas electrónicas por medio de un de PAC?

  1. Dar clic al botón de “emitir” factura en tu sistema contable.
  2. Pasará a los servidores del PAC contratado. 
    1. Éste genera el formato .XML y lo envía a la DGI. 
  3. La DGI verifica los datos con la firma electrónica que has suministrado desde un inicio. 
    1. Este es uno de los requisitos en el registro para poder facturar electrónicamente. 
  4. La DGI autoriza la transacción y envía al cliente a través del PAC un archivo .XML y otro en PDF que será el CAFE. 

¿Qué sucede si no hay Internet o electricidad?

Lamentablemente, estos procesos necesitan Internet para poder funcionar. De lo contrario, la solicitud no podría pasar a los servidores de dichos validadores. 

Sin embargo, hay varios sistemas contables o de punto de venta que permiten facturar offline o sin Internet. Cuando se restablece el servicio de Internet, simplemente proceden a emitir todo lo pendiente.

Sin electricidad es mucho más difícil, aunque algunos sistemas disponen de una versión para dispositivos móviles que dependen exclusivamente de la batería del celular.

¿Conviene guardar facturas electrónicas en la nube?

Aunque la infraestructura empleada por la DGI es altamente fiable, hay quienes no se sienten cómodos usando dichos servidores para almacenar tus facturas electrónicas emitidas. No es para menos, ya que son datos sensibles.

Siempre es una práctica saludable archivar estos documentos en la computadora, en un disco duro externo, o en otro medio como lo es la nube. Existen PAC que manejan software en la nube donde la información queda encriptada.

Otras ventajas de tener la factura electrónica en la nube es que se puede acceder a ella desde cualquier dispositivo con Internet, es sencilla de compartir de manera controlada y segura, además de que ahorra espacio físico y gastos de papelería e impresión. 

¿Cuáles ventajas tiene mi empresa al usar la facturación electrónica?

  • Menores costos a largo plazo en compra de papel y consumibles.
  • Mayor control y eficiencia en procesos.
  • Apoyo al medio ambiente.

¿Se puede utilizar el equipo / impresora fiscal y la factura electrónica al mismo tiempo?

Aquellas personas, naturales o jurídicas, que estén obligadas al uso de equipos fiscales, podrán utilizar el modelo de Facturación Electrónica en Panamá como medio para documentar sus operaciones financieras, siempre y cuando sea de forma expresa y voluntaria.

Te sugerimos almacenar tu equipo fiscal por un mínimo de 7 años.  Esto es para cumplir con cualquier posible auditoría futura.

Así es como funciona la facturación electrónica en Panamá, ¿te quedaron dudas? ¡Escríbenos!